Education is the passport to the future, for tomorrow belongs to those who prepare for it today. – Malcolm X

How to write a report for newspaper / office report?


March 9, 2022, 2:39 p.m.

How to write a report for newspaper / office report?

Report একজন Reporter-এর অভিজ্ঞতার আলোকে লিখতে হয়। একজন Reporter কোনো ঘটনাকে সরেজমিনে অবলোকন করে, প্রত্যক্ষদর্শীদের বা ঘটনার সাথে জড়িতদের সাক্ষাৎকার গ্রহণ করে। প্রয়োজনে বিশেষভাবে তদন্ত করে একটি Report পত্রিকার জন্য প্রস্তুত করে। তাই ঘটনাটিকে সঠিক এবং বস্তুনিষ্ঠভাবে উপস্থাপন করতে হয়, যাতে পাঠক প্রকৃত ঘটনাটিকে হৃদয়ঙ্গম করতে পারে।

Report Writing-এর ক্ষেত্রে পরীক্ষার্থীকে Report-এর বৈশিষ্ট্যগুলো অবশ্যই অনুধাবন করতে হবে।

Kinds of Report: Report মূলত দুই প্রকার- (i) news report এবং (ii) office report

(i) News report:

এ ধরনের রিপোর্ট অবশ্যই objective হতে হবে। অর্থাৎ এক্ষেত্রে রিপোর্টারের ব্যক্তিগত মতামত বা সুপারিশ প্রকাশের সুযোগ থাকে না। তবে এখানে ঘটনা সম্পর্কিত ব্যক্তি বা তৃতীয় ব্যক্তি বা প্রত্যক্ষদর্শীর বক্তব্য দেওয়া হয়। এ জাতীয় প্রতিবেদনে নিচের অংশগুলো থাকবে:

একটি শিরোনাম (Headline): এটি সংক্ষিপ্ত ও আকর্ষণীয় হতে হবে।

প্রতিবেদকের নাম পদ (Name/ Post of Reporter) : সাধারণত বড় ধরনের প্রতিবেদনে প্রতিবেদকের নাম দেওয়া হয় এবং ছোট রিপোর্টে রিপোর্টারের পদ লেখা হয়।

স্থান ও তারিখ (ঐচ্ছিক) (Place & Date) : রিপোর্টের স্থান ও তারিখ লিখতে হবে।

ভূমিকা (Introduction): মূল ঘটনাটিকে একটি অনুচ্ছেদে সংক্ষিপ্তাকারে লিখতে হয়। এক্ষেত্রে ব্যাখ্যা দিতে হবে। অর্থাৎ ঘটনাটির সাথে সম্পর্কিত কে, কোথায়, কখন, কেন, কীভাবে এগুলোর উত্তর দিতে হবে।

বর্ণনা (Body): বিভিন্ন উৎসের বরাত দিয়ে ঘটনাটির বর্ণনা দিতে হবে। বর্ণনার সময় অবশ্যই অধিক গুরুত্বপূর্ণ তথ্য দিয়ে শুরু করে ধীরে ধীরে কম গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের দিকে যেতে হবে।

Parts of News Report

3 burnt to death in Sitakundu [Example Headline] Staff Correspondent, Sitakundu, March 9, 2022 [Name/ Post of Reporter/Place & Date ‍]

[Introduction] Three persons were burnt to death in a devastating fire at the shipbreaking yard at Madam Bibi area of Sitakundu Upazila on Thursday night.

[Body] According to Sitakundu Upazila sources, the dead bodies were identified as Rashed (26) and Azhar Mian (30). Rashed belonged to Mirerhat of the same Upazila; while Azhar, son of Jainal Abedin' was of Panchagarh district. Besides, three persons have been missing since the incident. They are Firoz, Babul, and Abdullah. The fire occurred when the workers were engaged in breaking the ship. It was followed by a big bang in the yard. The two persons were burnt and the bodies were recovered by fellow workers. The fate of the missing persons is yet to know. A case has been filed with Sitakundu Upazila in this connection.

(ii) Office Report

একটি প্রাতিষ্ঠানিক প্রতিবেদনে সাধারণত যে অংশ বা কাঠামাে থাকে স্নেগুলাে হলাে:

তারিখ: আবেদনপত্রের মতাে প্রতিবেদনের একেবারে উপরে বামের মার্জিন থেকে তারিখ লিখতে হবে।

প্রাপকের পদমর্যাদা ও ঠিকানা: তারিখের নিচে দুই স্পেস দিয়ে প্রাপকের পদমর্যাদা ও ঠিকানা লিখতে হবে। রাষ্ট্র ও জনপ্রতিনিধির পদের পূর্বে Honourable লিখতে হবে। তবে রাষ্ট্রের ও নির্বাহী ব্যক্তির পদের পূর্বে Honourable লিখতে হবে না। The Honourable Parliament Member, The Secretary.

বিষয়: প্রাপকের পদমর্যাদা ও ঠিকানার নিচে দুই স্পেস দিয়ে বিষয় লিখতে হবে এবং বিষয়টি আন্ডারলাইন করে দিতে হবে।

সম্পাষণ: বিষয়ের নিচে Sir শব্দ দ্বারা সম্ভাষণ লিখতে হবে।

মূল বক্তব্য: সম্ভাষণের পর মূল বক্তব্য লিখতে হয়। এর দুটি অংশ থাকে। প্রথম অংশে আদেশপত্রের উল্লেখ এবং দ্বিতীয় অংশে প্রতিবেদনের তদন্থ এই তথ্য লেখা হয়।

বিদায় সম্পাষণ: বক্তব্যের নিচে দুই স্পেস দিয়ে sincerely yours দ্বারা বিদায় সম্ভাষণ লিখতে হবে। এ প্রতিবেদনকারীর স্বাক্ষর ও নাম : বিদায় সম্ভাষণের নিচে প্রতিবেদকের স্বাক্ষর ও নাম লিখতে হবে।

সংযুক্তি: প্রতিবেদন প্রস্তুতকারীর নামের নিচে দুই স্পেস দিয়ে সংযুতি লিখতে হবে। প্রতিবেদন সংশ্লিষ্ট কোনাে প্রমাণাদি উপস্থাপন করা হলে তার নাম এ অংশে লিখতে হয়।

Question: Suppose you are an officer of the Power Development Board, Chattogram. You have been asked to do a study on a particular area of Syedpur Union and write a report to show whether PDB should immediately provide the people with electricity or not.

Example of Office Report

Suppose you are a researcher of ASA. You have been asked to make a report on the problems of the farmers of the Kurigram district.

07-03-2022

The Chairman
ASA, Dhaka

Subject: Problems of the farmers of Kurigram District

Sir,
Directed through your letter memo no ASA 189-13/ 13 dated 25-03-2020, I did a study about the problems of the farmers of the Kurigram district. The followings are the findings:

  • The main problem they are facing is that there are not enough water channels to irrigate their fields. So they are mainly dependent on the mercy of nature, that is, rain. That's why they cannot grow crops around the year. Most of the time crops fail as rain is not timely and proportional to the need.
  • The next vital problem is that they cannot procure good quality seeds for growing various crops.
  • They also do not get a good supply of fertilizers. As a result, their lands do not yield sufficient crops.
  • Furthermore, they cultivate their lands with traditional tools and in ancient methods.

Considering the points given above, I recommend addressing the problems so that the farmers can get rid of poverty.

Sincerely yours

Hasnat Mahbub (Hasnat Mahbub)
Researcher, ASA
Kurigram